ビジネスでもプライベートでも、他人に何かを説明する機会は少なくありません。特にビジネスでは説明能力が結果に直結するため、説明下手だと何かと損をしてしまいます。説明上手な人は何が違うのでしょうか。今回は、説明上手な人が使う7つのテクニックを紹介します。
客観的な情報を先に説明する
何かを説明するとき、自分が感じたことや推測などの「主観的な情報」ばかり話しても正しく情報が伝わりません。伝えるべきことは「何が起こった・何がどうなった」という「客観的な出来事」です。
つまり、
- 客観的な出来事を説明する
- 主観的な解釈を付け加える
以上の形式で説明することで相手の反応はずっと良くなります。
結論を一つに絞る
人間は短い時間で多くのことを理解することができません。そのため、結論が絞れていない説明をすると、「結局何が言いたかったのか分からない」「話にまとまりがない」などと言われてしまいます。
説明を分かりやすくまとめるためには、結論を一つに決めて、その結論を明確に伝えるように話を組み立てます。結論が一つに絞られていれば、話を聞く側にとっても分かりやすくなります。
結論を一つに絞れない場合、たとえば伝えたいことがいくつかある場合には、冒頭で「大事なことが三つあります」などと言うだけで、聞き手は話の全体像が分かり話が理解しやすくなります。
説明を短くする
説明が下手な人ほど、情報の量を増やすほど分かりやすくなると考えがちです。しかし実際には、情報が多くなるほど混乱を招きやすくなり、何が言いたいのか分からなくなってしまいます。
相手に理解しやすく説明するコツは、できるだけ短く説明することです。余計なことを話さず説明を短くすることで、聞き手は言葉の意味を理解しやすくなります。
サウンド・バイト
人間は長い文章よりも短い文章の方が理解しやすいので、短い文章を積み重ねる方が良い説明になります。長々と説明するよりも短い言葉で説明する方が印象に残りやすいのです。これは「サウンド・バイト」と言うテクニックで、ニュース番組などでも使われています。オバマ大統領の「Yes we can」や小泉元首相の「感動した！」などが有名です。
長い文章は聞いている方も話している方も途中で分からなくなりがちですが、短い文章で説明するには厳密に言葉を選ぶ必要があるため、相手に分かりやすい言葉が自然に選ばれるようになります。その結果、短い文章を積み重ねて説明する方が印象に残りやすいのです。
選択肢から選ばせる
質問には「オープン・クエスチョン」と「クローズド・クエスチョン」の二つがあります。オープン・クエスチョンは相手に自由な回答をしてもらうこと、クローズド・クエスチョンは限定した選択肢から返答してもらうことを言います。
質問される側にとっては、選択肢が決められているクローズド・クエスチョンの方が回答がしやすくなります。これを説明に応用すると、相手がどうすれば良いのかを選択肢として提示することになります。聞き手は選択肢が提示されることで判断が楽になります。
一つのキーワードを中心に説明する
説明が上手い人は、話の内容をひとことで表すような話し方をします。逆に説明が下手な人は、説明を通していろんなことを伝えようとします。そのためテーマが漠然として、話が分かりにくくなってしまいます。
話の内容を一つのキーワードでまとめるとどうなるかを意識して、そのキーワードを中心に説明すると、聞き手にとって分かりやすい説明になります。説明を始める前に「何を伝えるか」をはっきりと意識することがとても重要です。
相手を好きになる
誰でも嫌いな相手の話より好きな相手の話の方が受け入れやすくなります。そして、人は自分のことを好きな人が嫌いになれません。相手に好きになってもらうためには、まずは相手のことを好きになることから始めます。相手の良いところを探し、相手を好きになり、良好な関係を築くことで説明が受け入れられやすくなります。
